Arbeitszeugnis prüfen: So entschlüsseln Sie alle Formulierungen

Ein Arbeitszeugnis begleitet Sie oft über Jahre – umso wichtiger ist es, Form, Inhalt und „Zwischentöne“ richtig zu lesen. Dieser Leitfaden zeigt, worauf Sie beim Prüfen achten sollten: von der Struktur über die Notensprache bis zu unzulässigen Codes und der umstrittenen Schlussformel. Gleichzeitig verorten wir die Tipps klar im geltenden Recht und der aktuellen Rechtsprechung.

1. Grundlagen: Was ein qualifiziertes Zeugnis enthalten muss – und was nicht

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst Aussagen zu Art und Dauer der Tätigkeit sowie zu Leistung und Verhalten; es muss klar und verständlich formuliert sein (Zeugnisklarheit) und darf keine versteckten Signale enthalten (z. B. Geheimcodes, ironische Brechungen). Maßstab ist, wie ein objektiver, branchenkundiger Zeugnisleser den Text versteht – nicht die subjektive Absicht des Verfassers.

Das Zeugnis muss wahr sein und zugleich wohlwollend formuliert werden, damit es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Unzulässig sind Merkmale oder Formulierungen, die eine andere als die aus Wortlaut und äußerer Form ersichtliche Aussage transportieren; auch beredtes Schweigen (gezielte Auslassungen bei üblicherweise erwarteten Merkmalen) kann eine unzulässige Verschlüsselung sein.

Typischer Aufbau: Einleitung und Arbeitgeberdaten, Tätigkeitsbeschreibung (präzise und vollständig), Leistungsbeurteilung (Einzelkategorien) und zusammenfassende Gesamtbewertung. Fehlen branchenüblich erwartete Elemente oder ist die Reihenfolge manipulativ (z. B. Hervorhebung von Nebentätigkeiten), kann das gegen Zeugnisklarheit sprechen.

2. Die Zufriedenheitsskala richtig lesen: Von „stets vollsten“ bis „bemüht“

Die Standardformeln bilden de facto Schulnoten ab – gängige Lesart:

• „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ = sehr gut,
• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ = gut,
• „zu unserer vollen Zufriedenheit“ bzw. „stets zu unserer Zufriedenheit“ = befriedigend,
• „zu unserer Zufriedenheit“ = ausreichend,
• „hat sich bemüht …“ oder nur Fleiß/Interesse = mangelhaft/ungenügend.

Diese Skala ist durch Rechtsprechung und Literatur vielfach abgesichert. Wichtig ist die innere Konsistenz: Sind alle Teilleistungen „sehr gut“, darf die Gesamtnote nicht auf „volle Zufriedenheit“ (befriedigend) heruntergestuft werden. Widersprüche eröffnen Korrekturansprüche.

Beweislast bei Notenstreit: Wer eine überdurchschnittliche Bewertung („gut“/„sehr gut“) begehrt, muss entsprechende Tatsachen darlegen und ggf. beweisen; will der Arbeitgeber schlechter als „befriedigend“ bewerten, trifft ihn die Darlegungs- und Beweislast. Das hat die Rechtsprechung zur „Durchschnittsnote“ gefestigt.

3. „Befriedigend“ ist Durchschnitt – was das BAG dazu entschieden hat

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat klargestellt: Eine durchschnittliche Leistung darf als „befriedigend“ bewertet werden – auch wenn in einer Branche häufig bessere Noten vergeben werden. Damit ist „befriedigend“ keine unzulässige Abwertung, sondern die zulässige Mitte der Skala.

Praxisfolge: Wer in der Gesamtnote „gut“ oder „sehr gut“ erreichen will, sollte Erfolge, Zielerreichungen, besondere Projekte und Feedbacks konkret dokumentieren – diese Nachweise sind im Streitfall entscheidend. Will der Arbeitgeber ein schlechteres Zeugnis als befriedigend ausstellen, muss er wiederum entsprechende Nachweise für eine unterdurchschnittliche Leistung darlegen und beweisen.

4. Zeugnissprache, „Codes“ und beredtes Schweigen: Was als unzulässig gilt

Geheimcodes und versteckte Hinweise sind tabu: Das Zeugnis darf keine Merkmale enthalten, die eine andere als die aus Wortlaut und Form ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer treffen sollen. Unzulässig sind u. a. ironische Übertreibungen, ungewöhnliche Satzstellungen, Smiley-Symbole, oder das betonte Weglassen berufstypisch erwarteter Eigenschaften (z. B. Ehrlichkeit bei Kassentätigkeit).

„Beredtes Schweigen“: Wo eine positive Hervorhebung branchenüblich ist und das Fehlen die Aussage entwertet, kann die Auslassung unzulässig sein. Die Rechtsprechung hat dies anerkannt und einem Ergänzungsanspruch den Weg bereitet.

Eine eigentliche gute Formulierung kann zudem dadurch stark entwertet werden, dass das Zeugnis relativierende Formulierungen wie „im Wesentlichen“ oder „im Allgemeinen“ verwendet; dies lässt auf eine inkonsistente Leistung schließen.

Praxis-Check: Achten Sie auf holprige, ausweichende Formulierungen, auffällig neutrale Bewertungen in einem sonst positiven Kontext und auf die Vollständigkeit der typischen Bewertungskategorien (Arbeitsbereitschaft, -befähigung, -weise, -erfolg; Führungsverhalten, soweit einschlägig). Auffällige Lücken können ein Warnsignal sein.

5. Die Schlussformel (Dank/Bedauern/Wünsche): Üblich – aber kein Rechtsanspruch

Auf eine positive Schlussformel besteht nach ständiger BAG-Rechtsprechung kein gesetzlicher Anspruch. § 109 GewO verlangt sie nicht; persönliche Empfindungen wie Dank oder Bedauern muss der Arbeitgeber nicht bescheinigen. Ist eine vorhandene Schlussformel streitbefangen, kann der Arbeitnehmer im Zweifel nur ein Zeugnis ohne Schlussformel verlangen.

Gleichwohl werten Dank- und Wunschformeln ein Zeugnis in der Praxis erkennbar auf. Vertrags- oder Vergleichsklauseln können im Einzelfall einen Anspruch auf eine bestimmte Abschlussklausel begründen.

Konsistenzgebot: Ist eine Schlussformel vorhanden, darf sie den übrigen Zeugnisinhalt nicht relativieren oder ihm widersprechen; bei widersprüchlicher oder zweideutiger Schlussformel kommt die Streichung in Betracht.

6. Form und Formalien: Unterschrift, Datum, Länge – worauf Personalabteilungen achten

Formell muss das Zeugnis schriftlich, klar lesbar und unterzeichnet sein; es dient als verbindliche Bewerbungsunterlage und muss aus sich heraus verständlich sein. Maßstab ist ein objektiver, branchenkundiger Leser.

Praktische Prüfpunkte: korrekte und hinreichend detaillierte Tätigkeitsbeschreibung; schlüssige Reihenfolge; angemessene Länge im Verhältnis zur Betriebszugehörigkeit; plausibles Ausstellungsdatum (regelmäßig der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses); Unterschrift einer ausreichend hohen Hierarchieebene. Solche Auffälligkeiten können bei Personalerinnen und Personalern Rückfragen auslösen.

Checkliste:

• Prüfen Sie zunächst Struktur, Vollständigkeit und Tonalität. Lücken in der Tätigkeitsbeschreibung oder in den Bewertungskategorien und Widersprüche zwischen Einzel- und Gesamtnote sind die häufigsten Ansatzpunkte für Korrekturen.
• Lesen Sie die Zufriedenheitsskala „zwischen den Zeilen“ und ordnen Sie die Adverbien („stets“, „immer“) richtig ein. Dokumentieren Sie Erfolge, wenn Sie eine Aufwertung anstreben – die Beweislast liegt dann bei Ihnen.
• Prüfen Sie die Noten der Einzelbewertungen auf Konsistenz mit der Gesamtbewertung.
• Geheimcodes und beredtes Schweigen müssen Sie nicht hinnehmen. Wo branchenüblich positive Merkmale erwartet werden, kann ein Ergänzungsanspruch bestehen.
• Achten Sie auf relativierende Sprache wie „im Allgemeinen“ und „im Wesentlichen“.
• Eine Schlussformel ist üblich, es existiert aber kein Rechtsanspruch – es sei denn, sie ist vertraglich vereinbart. Widersprüche in vorhandenen Formeln sollte man bereinigen (ggf. durch Streichung).

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Dr. Simon Fehrenbach