Entgelttransparenz – Neue Pflichten für Arbeitgeber

Die Umsetzungsfrist der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (RL (EU) 2023/970) ist am 7. Juni 2026 abgelaufen – ohne dass Deutschland ein nationales Umsetzungsgesetz verabschiedet hat. Für Arbeitgeber bedeutet das keineswegs Entwarnung: Denn auch ohne Umsetzung bestehen jetzt schon bei der Entgelttransparenz neue Pflichten für Arbeitgeber. Gerichte legen das bestehende Recht bereits richtlinienkonform aus, und öffentliche Arbeitgeber sind ab dem 8. Juni 2026 unmittelbar an die Richtlinie gebunden. Private Arbeitgeber, die jetzt nicht handeln, setzen sich erheblichen finanziellen und rechtlichen Risiken aus. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche konkreten Pflichten auf Sie zukommen und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vorbereiten.

1. Überblick: Was regelt die Entgelttransparenzrichtlinie?

Die Richtlinie (EU) 2023/970 vom 10. Mai 2023 verfolgt das Ziel, den in Art. 157 Abs. 1 AEUV verankerten Grundsatz des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit effektiv durchzusetzen.

Die Richtlinie schafft ein mehrstufiges Pflichtensystem, das erheblich über das bisherige Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) hinausgeht (vgl. Thönissen, ESG in Restrukturierung und Insolvenz, Kap. 7, 1. Aufl. 2025). Es umfasst im Wesentlichen vier zentrale Transparenzmechanismen:

1. Pflichten im Bewerbungsverfahren (Art. 5 ETRL): Offenlegung des Einstiegsentgelts oder dessen Spanne bereits vor dem Vorstellungsgespräch.
2. Individueller Auskunftsanspruch (Art. 7 ETRL): Auskunft über die eigene Entgelthöhe und die geschlechtsspezifischen Durchschnittsentgelte der Vergleichsgruppe – unabhängig von der Unternehmensgröße.
3. Berichtspflichten (Art. 9 ETRL): Regelmäßige Berichterstattung über das Entgeltgefälle für Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten.
4. Gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 10 ETRL): Verpflichtende Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung bei einem ungerechtfertigten Entgeltgefälle von mindestens 5 %.

2. Die wichtigsten neuen Pflichten für Arbeitgeber im Detail

Die Gender-Pay-Gap soll nach der Vorstellung der EU insbesondere durch neue Pflichten für Arbeitgeber zur Herstellung von Entgelttransparenz geschlossen werden.

2.1 Geschlechtsneutrale Vergütungsstrukturen (Art. 4 ETRL)

Alle Arbeitgeber – unabhängig von der Unternehmensgröße – müssen Vergütungsstrukturen einrichten, die gleiches Entgelt bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gewährleisten (vgl. Art. 4 Abs. 1 ETRL). Die Bewertungskriterien müssen objektiv, geschlechtsneutral und frei von mittelbarer Diskriminierung sein und umfassen insbesondere:

• Kompetenzen (einschließlich sozialer Kompetenzen)
• Belastungen (physisch und psychisch)
• Verantwortung (z. B. Personalführung, Budgetverantwortung)
• Arbeitsbedingungen (z. B. Schichtarbeit, Umgebungseinflüsse)

Praxistipp: Orientieren Sie sich am sog. Genfer Schema (ILO-Schema) und implementieren Sie ein Punktesystem zur Stellenbewertung. Bei Vorhandensein eines Betriebsrats besteht bei der Festlegung der Bewertungskriterien ein Mitbestimmungsrecht gem. § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG.

2.2 Transparenz im Bewerbungsverfahren (Art. 5 ETRL)

Ab sofort müssen Arbeitgeber folgende Vorgaben beachten:

• Gehaltsspanne offenlegen: Das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne muss Bewerbern vor Beginn der Gehaltsverhandlungen mitgeteilt werden – z. B. in der Stellenausschreibung oder spätestens in der Einladung zum Vorstellungsgespräch.
• Frage nach bisherigem Gehalt verboten: Arbeitgeber dürfen Bewerber nicht nach ihrer bisherigen Vergütung oder Entgeltentwicklung befragen (Art. 5 Abs. 2 ETRL).
• Geschlechtsneutrale Stellenbezeichnungen: Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen müssen geschlechtsneutral formuliert sein (Art. 5 Abs. 3 ETRL).

2.3 Auskunftsanspruch im laufenden Arbeitsverhältnis (Art. 7 ETRL)

Der bisherige Schwellenwert von 200 Beschäftigten nach § 12 Abs. 1 EntgTranspG entfällt. Künftig steht jedem Beschäftigten – unabhängig von der Unternehmensgröße – ein Auskunftsanspruch zu über:

• die individuelle Entgelthöhe und
• die durchschnittlichen Entgelthöhen der Vergleichsgruppe, aufgeschlüsselt nach Geschlecht.

Die Auskunft ist innerhalb von zwei Monaten in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen (vgl. Art. 7 Abs. 4 ETRL). Geheimhaltungsklauseln, die Arbeitnehmern die Offenlegung ihres Entgelts untersagen, sind künftig unwirksam (Art. 7 Abs. 5 ETRL).

Ungeklärt ist bislang, wie der Deutsche Gesetzgeber mit der Situation umgehen will, dass die Offenlegung von Informationen nach Art. 7, 9 oder 10 ETRL zur unmittelbaren oder mittelbaren Offenlegung des Entgelts eines bestimmbaren Arbeitnehmers führen würde. Diese Offenlegung steht damit nämlich in einem Konflikt zum Datenschutzrecht. Art. 12 Abs. 3 ETRL sieht für diesen Fall mehrere Optionen vor, unter denen der Deutsche Gesetzgeber wählen kann.

2.4 Berichtspflichten (Art. 9 ETRL)

Die Berichtspflicht ist nach Beschäftigtenzahl gestaffelt (vgl. Art. 9 Abs. 2–4 ETRL):

Der Bericht umfasst sieben Kennzahlen, u. a. das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle (Durchschnitt und Median), das Gefälle bei variablen Bestandteilen, die Verteilung nach Entgeltquartilen sowie das Gefälle nach Arbeitnehmergruppen (vgl. Art. 9 Abs. 1 lit. a–g ETRL).

2.5 Gemeinsame Entgeltbewertung und Abhilfemaßnahmen (Art. 10 ETRL)

Ergibt der Bericht ein Gefälle von mindestens 5 % in einer Arbeitnehmergruppe, das nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und nicht innerhalb von sechs Monaten korrigiert wird, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen. Die Expertenkommission empfiehlt hierzu ein zweistufiges Verfahren: In Stufe 1 (innerhalb von 6 Wochen) unterrichtet der Arbeitgeber die Arbeitnehmervertretung; in Stufe 2 vereinbaren beide Seiten einen konkreten Abhilfe-Fahrplan.

3. Beweislast, Sanktionen und Haftungsrisiken

Die Richtlinie sieht eine Beweislastumkehr zulasten des Arbeitgebers vor: Bei einem festgestellten Entgeltunterschied muss der Arbeitgeber nachweisen, dass keine geschlechtsspezifische Diskriminierung vorliegt (vgl. Art. 18 ETRL; Horcher, FA 2023, 285). Arbeitgeber können dem entgegenwirken, indem sie die neuen Pflichten zur Entgelttransparenz bereits heute umsetzen.

Der Schadensersatzanspruch diskriminierter Arbeitnehmer umfasst die vollständige Nachzahlung des Entgelts einschließlich Boni und Sachleistungen sowie eine Entschädigung für immaterielle Schäden – ohne vorab festgelegte Obergrenze (vgl. Art. 16 ETRL). Die Mitgliedstaaten sind verpflichtet, wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen einschließlich Geldbußen festzulegen.

Wichtig: Ein Bericht, der ein Entgeltgefälle von weniger als 5 % ausweist, soll nach Empfehlung der Expertenkommission geeignet sein, den Anschein einer Diskriminierung zu widerlegen. Liegt das Gefälle darüber, greift die Beweislastumkehr zulasten des Arbeitgebers.

Was bedeutet das für Sie?

1. Handeln Sie jetzt – warten Sie nicht auf den Gesetzgeber. Die Pflichten ergeben sich bereits aus der Richtlinie und werden über richtlinienkonforme Auslegung durch die Gerichte ab heute durchgesetzt.
2. Führen Sie eine Bestandsanalyse durch: Prüfen Sie alle Entgeltbestandteile, identifizieren Sie Geheimhaltungsklauseln und testen Sie die Auswertungsfähigkeit Ihres HR-Systems.
3. Passen Sie Ihren Recruiting-Prozess an: Streichen Sie die Frage nach dem bisherigen Gehalt aus Interviewleitfäden und integrieren Sie Gehaltsspannen in Ihre Stellenausschreibungen.
4. Bereiten Sie den Auskunftsprozess vor: Definieren Sie Zuständigkeiten, Fristen und Vorlagen für die Beantwortung von Auskunftsanfragen.
5. Arbeitgeber ab 150 Beschäftigten: Bereiten Sie den ersten Entgeltbericht vor – er muss bereits das Kalenderjahr 2026 abdecken und bis zum 7. Juni 2027 vorliegen.

Lassen Sie sich noch heute beraten!

Die Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie stellt Arbeitgeber vor komplexe rechtliche und organisatorische Herausforderungen. Unsere Arbeitsrechtsexperten unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Vergütungsstrukturen, der Implementierung geschlechtsneutraler Bewertungssysteme und der rechtskonformen Gestaltung Ihrer Prozesse – von der Stellenausschreibung bis zum Entgeltbericht.

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Dr. Simon Fehrenbach

Christian Schlemmer

Karen Fiege