Zulässigkeit digitaler Entgeltabrechnungen
Auch die Lohnabrechnung bleibt von der Digitalisierung nicht unberührt. Immer mehr Unternehmen wechseln von gedruckten Abrechnungen per Post zu digitalen Lösungen.
Die Gründe dafür sind vor allem: Prozesse werden schneller, Kosten sinken und der Verwaltungsaufwand wird geringer. Für Arbeitgeber stellt sich dabei die Frage, ob es rechtlich erlaubt ist, die Abrechnung nur noch digital bereitzustellen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hierzu in einem Urteil vom 28.01.2025 (9 AZR 48/24) konkrete Leitplanken gesetzt, an denen sich Arbeitgeber orientieren können.
Sachverhalt der BAG-Entscheidung
Die Klägerin in jenem Verfahren übte bei der Beklagten die Tätigkeit einer Verkäuferin im Einzelhandel aus. Im Unternehmen der Beklagten war ein digitales Mitarbeiterpostfach eingerichtet. In dieses Postfach werden auch die Lohnabrechnungen eingestellt. Eine Zusendung per Post findet nicht mehr statt. Die Klägerin begehrte jedoch weiterhin die Übermittlung der Entgeltabrechnung per Post.
Während das Arbeitsgericht die Klage abwies, hatte ihr das Landesarbeitsgericht zugunsten der Klägerin entschieden. Die Revision der Beklagten vor dem BAG hatte Erfolg und führte zur Aufhebung des angefochtenen Urteils sowie zur Zurückweisung an das Berufungsgericht.
Anforderungen des § 108 I GewO bzgl. der Entgeltabrechnung
Gem. § 108 Abs. 1 S. 1 GewO haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung in Textform i.S.v. § 126b BGB. Insbesondere wird durch die Vorschrift die Nachvollziehbarkeit der Gehaltsabrechnung gewährleistet. Vom Mindestinhalt sind nach § 108 Abs. 1 S. 1 GewO Angaben über den Abrechnungszeitraum sowie die Höhe des Arbeitsentgelts umfasst.
Wirksame Erteilung der Gehaltsabrechnung durch Einstellen in ein digitales Mitarbeiterpostfach
Der 9. Senat des BAG macht in seiner Entscheidung deutlich, dass eine Lohnabrechnung in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung gestellt werden kann. Zur Erfüllung der Verpflichtung des Arbeitgebers aus § 108 Abs. 1 S. 1 GewO genügt grundsätzlich die Übertragung der Entgeltabrechnung in Textform in ein digitales Mitarbeiterpostfach. Hierdurch wird zunächst die erforderliche Textform gewahrt. Eine Entgeltabrechnung genügt der Textform gemäß § 126b S. 1 BGB, sofern auf einem dauerhaften Datenträger eine lesbare Erklärung abgegeben wird, in der die Person des Erklärenden bezeichnet wird. Weiter führt der Senat aus, dass das digitale Mitarbeiterpostfach derart geschützt ist, dass es einen allein für den Arbeitnehmer sicher mittels Eingabe des Benutzernamens und persönlichen Passworts zugreifbaren Speicherbereich beinhaltet, wodurch für den Arbeitgeber keine anderweitige Möglichkeit der Änderung der einmal erstellten Informationen besteht. Den Anforderungen an eine fortgeschrittene Website, welche ein sicherer Datenträger nach § 126b S. 1 BGB darstellen kann, wird somit genügend Rechnung getragen.
Holschuld der Arbeitnehmer
Überdies führte das Gericht aus, dass Entgeltabrechnungen zu den Arbeitspapieren gehören, hinsichtlich derer der Arbeitnehmer eine Holschuld hat. Arbeitnehmer haben Arbeitspapiere grundsätzlich in der Niederlassung des Arbeitgebers i.S.v. § 269 Abs. 2 BGB abzuholen. Dies hat das BAG für den gesetzlichen Anspruch auf Übergabe eines Arbeitszeugnisses bestätigt und diesen Grundsatz auf Arbeitspapiere ausgedehnt. Gleiches gilt für Entgeltabrechnungen im Arbeitsverhältnis. Übermittelt demzufolge der Arbeitgeber die Lohnabrechnung auf digitalisiertem Wege, unternimmt dieser alles seinerseits Erforderliche für den Erfolgseintritt der Leistung. Ungeachtet dessen, muss dem Arbeitnehmer eine Verfügungsmöglichkeit über das elektronische Dokument ermöglicht werden.
Zugang der Entgeltabrechnung nicht erforderlich
Abschließend stellte das Bundesarbeitsgericht klar, dass es nicht notwendig ist, dass die Lohnabrechnung dem Arbeitnehmer tatsächlich „zugeht“, um die Anforderungen des § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO zu erfüllen. Das liegt daran, dass die Abrechnung selbst keine direkten rechtlichen Folgen hat. Es genügt daher, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung in das digitale Mitarbeiterpostfach einstellt und der Arbeitnehmer sie dort abrufen kann.
Rechtssichere Ausgestaltung beachten
Durch die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts haben Arbeitgeber nun mehr Sicherheit, ihre Prozesse weiter zu digitalisieren. Dadurch lassen sich Zeit und Kosten sparen, und Mitarbeiter können einfacher auf wichtige Unterlagen zugreifen.
Trotzdem sollten Arbeitgeber nicht einfach davon ausgehen, dass jede digitale Lösung automatisch den rechtlichen Anforderungen entspricht. Es ist wichtig, die jeweiligen Systeme genau zu prüfen, um Risiken zu vermeiden und alle Vorschriften einzuhalten.
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